Processos físicos não devem ser descartados mesmo após digitalização

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Os processos físicos ainda existentes nos campi, na Reitoria do Ifes e no Cefor não podem ser descartados, mesmo que sejam digitalizados e cadastrados no Sipac.

O lembrete é da Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD) do Ifes, responsável pela produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos da instituição.

O descarte dos originais somente pode ser feito após o cumprimento do prazo de guarda e seguindo um processo que envolve os seguintes passos: avaliação, que inclui a classificação e análise pelos setores envolvidos em conjunto com a CPAD; publicação dos itens a serem descartados no diário oficial; atendimento de prazo previsto para manifestação de interessados; e seguimento dos procedimentos de eliminação de documentos e sua devida descaracterização.

A CPAD chama atenção para o fato de que o Código de classificação e Tabela de temporalidade referente às atividades-meio foram atualizados pelo Arquivo Nacional. O novo instrumento está disponível na página da comissão.

Atualmente, o Ifes caminha para não ter mais processos abertos fisicamente, apenas digitalmente, via Sipac. Com o teletrabalho, tornou-se ainda mais intenso o uso dos sistemas de gestão e ambientes virtuais para todas as atividades.