Códigos de classificação de documentos são atualizados

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A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) e a Comissão Permanente de Gerenciamento dos Processos Eletrônicos (CPGPE) informam que os códigos de classificação de documentos tiveram uma atualização. Os códigos devem ser preenchidos para abertura de processos e cadastro de documentos no Sipac. Eles já foram atualizados no sistema.

A tabela de temporalidade de documentos relativos às atividades meio da instituição também foi atualizada por meio da Portaria AN/MGI nº 174, de 23 de setembro de 2024. Esta nova versão dos instrumentos de gestão de documentos devem ser utilizados pelos órgãos e entidades do Poder Executivo federal, em substituição aos instrumentos aprovados pela Portaria AN nº 47, de 14 de fevereiro de 2020 (revogada).

Os códigos de classificação, que devem ser preenchidos para abertura de processos e cadastro de documentos no Sipac, são derivados de um trabalho minucioso sobre a classificação de documentos arquivísticos na Administração Pública Federal para adequação das normas e diretrizes estabelecidas pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) e pelo Arquivo Nacional.

Estes códigos permitem que os documentos se adequem aos Planos de Classificação para uma organização lógica e precisa, o que também permite o uso das Tabela de Temporalidade, onde os prazos de guarda e arquivamento estão estabelecidos como forma de preservar na instituição somente aqueles documentos que possuem valor histórico e probatório, definindo os prazos de guarda e eliminação dos demais.

Mudanças
Quanto aos códigos alterados, a CPAD informa que as maiores mudanças são com relação aos documentos referentes a contratações de serviços, que anteriormente estavam espalhados por diversos códigos, de acordo com o objeto da contratação. Nesta nova versão do código de classificação, foram agrupados e devem ser classificados nos códigos 018.1 - Contratação de Pessoa Jurídica ou 018.2 Contratação de Pessoa Física.

Foram retirados os seguintes códigos:

029.5 CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS PROFISSIONAIS TRANSITÓRIOS
034 CONTRATAÇÃO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS
045.01 SEGURO PATRIMONIAL
045.2 MANUTENÇÃO E REPARO DAS INSTALAÇÕES
045.21 ELEVADORES (MANUTENÇÃO)
045.22 SISTEMAS CENTRAIS DE AR-CONDICIONADO (MANUTENÇÃO)
045.23 SUBESTAÇÕES ELÉTRICAS E GERADORES (MANUTENÇÃO)
045.24 CONSERVAÇÃO PREDIAL (MANUTENÇÃO)
045.4 VIGILÂNCIA PATRIMONIAL
045.5 ABASTECIMENTO E MANUTENÇÃO DE VEÍCULOS
045.6 ASSISTÊNCIA VETERINÁRIA
045.7 ADESTRAMENTO
067 CONTRATAÇÃO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS
071.1 SERVIÇO POSTAL
071.2 SERVIÇO DE RADIOFREQUÊNCIA
071.3 SERVIÇO DE TELEX
071.4 SERVIÇO DE TELEFONIA. SERVIÇO DE FAX
071.5 SERVIÇO DE TRANSMISSÃO DE DADOS, VOZ E IMAGEM
918 CONTRATAÇÃO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS

Estes códigos não estão mais disponíveis para classificação de documentos e processos no Sipac. Para classificar documentos e processos no Sipac, que tratem destes assuntos, devem ser utilizados os códigos: 018.1 - CONTRATAÇÃO DE PESSOA JURÍDICA ou 018.2 CONTRATAÇÃO DE PESSOA FÍSICA.