Saiba como eliminar documentos públicos no Ifes
Todo o processo é conduzido pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD).
Os servidores do Instituto Federal do Espírito Santo (Ifes) que desejam descartar documentos públicos de seus setores devem seguir os procedimentos estabelecidos em duas resoluções do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) e em portarias do Ministério da Educação (MEC). Todo o processo deve ser conduzido pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) do Ifes.
De forma geral, depois de concluído o processo de avaliação e seleção orientados pela CPAD, a Listagem de Eliminação de Documentos deve ser preenchida e enviada para o Reitor e para o Arquivo Nacional. Haverá a publicação de um edital para ciência da eliminação e só depois de autorizado, os documentos podem ser eliminados de forma mecânica, como a desfragmentação, e encaminhados para a reciclagem.
Todo o processo é regulamentado pela Resolução nº 40, de 9 de dezembro de 2014, que substitui a Resolução nº 7, de 20 de maio de 1997, do Conarq. De acordo com a presidente da CPAD do Ifes, Janda Tamara de Sousa, o descarte incorreto de documentos oficiais tem previsão no Código Penal e pode ser tratado como alguns tipos de crime. “As penas variam, mas dependendo da importância do documento, podem chegar até a detenção do servidor público”, afirma.
Ela também explica que as cópias e rascunhos de documentos não precisam passar por todo esse processo. “Os responsáveis pelos setores podem tornar esses papéis ilegíveis e fazer o descarte. Se o volume for muito grande, o ideal é que avisem a CPAD para que o descarte seja feito junto com o descarte dos documentos oficiais”.
Veja abaixo a legislação específica sobre o descarte de documentos. Em caso de dúvidas, entre em contato com a CPAD pelo 3357-7500, ramal 2012; ou pelo e-mail cpad@ifes.edu.br. Mais informações também podem ser obtidas na página da CPAD.
Resolução nº 40, de 9 de dezembro de 2014 – Arquivo Nacional
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