Ifes realiza eliminação de 14,96 metros de documentos

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O Instituto Federal do Espírito Santo (Ifes) realizou a eliminação de 14,96 metros lineares de documentos do período de 1978 a 2014, relativos a assuntos transitórios, orçamento e finanças, patrimônio, organização e funcionamento, fornecedores, matérias em periódicos, comunicados e informações diversas, entre outros.

Todo o material foi avaliado pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) do Ifes, que segue os Planos e Tabelas de Temporalidade do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq). Com base nisso, uma lista foi encaminhada para análise do Arquivo Nacional, que autorizou a eliminação. Antes, porém, foi divulgada a lista no Diário Oficial da União para que possíveis interessados retirassem materiais que seriam descartados. Segundo a CPAD, não houve requerimentos.

A eliminação aconteceu no mês de novembro de 2018, conforme os termos 01/2018 e 02/2018. Para isso, foi firmado um Termo de Parceria entre o Ifes e a Associação de Catadores de Materiais Recicláveis (Amariv). As servidoras arquivistas Janda Tamara de Sousa (presidente da CPAD), Patrícia Siqueira dos Santos (vice) e Gissely Keila Potratz Caus (presidente da SubCPAD do Campus Vitória) acompanharam o procedimento, que consistiu na descaracterização por fragmentação mecânica.

Segundo Janda, a CPAD já tem uma nova listagem de documentos que será encaminhada para o Arquivo Nacional, e há previsão fazer nova eliminação de documentos ainda este ano. Ela ressalta que os campi do Ifes também têm subcomissões treinadas para a avaliação adequada dos materiais, que podem ser procuradas para a destinação correta de documentos antigos. “É importante realizar a análise e eliminação correta dos documentos de forma periódica. Isso leva a uma economia de espaço, eficiência na busca de informação, atendimento à legislação e também preserva a memória da instituição, já que se mantém apenas aquilo que tem relevância e valor”, ressaltou.

Acesse a página de Gestão Documental do Ifes.